Sandra Schuerewegen is gedelegeerd bestuurder bij Brunel België. Zij nam het initiatief voor de Think Tank: “Ik heb het altijd zeer belangrijk gevonden om de ideeën van onze mensen te horen. Je wil immers voeling houden en tegelijk medewerkers stimuleren om mee te denken. Ik heb al vaak gemerkt dat wanneer je dat doet, je tot veel bredere oplossingen komt, waar je vanuit het management alleen misschien niet aan gedacht zou hebben. Bovendien wordt het draagvlak, bij implementatie achteraf, zo ook groter.”

En ook het eigen personeel was vragende partij: “Enkele mensen van de staf gaven mij informeel aan dat ze behoefte hadden aan een soort platform waar we onze ideeën konden bundelen en dat wat verder ging dan een ideeënbusje aan de receptie. Dat sloot helemaal aan bij wat ik ook graag wilde: dat de ideeën vanuit de organisatie zelf komen, liever dan van bovenaf.”

Hoe doe je dat, een Think Tank?

De beslissing was snel genomen, maar dan kwam de vraag: hoe? “Hoe kunnen we zo’n platform het beste vorm geven? Hoe kunnen we er voor zorgen dat mensen kunnen meedenken, maar wel op een onderbouwde manier? We wilden een degelijke, brede aanpak, ook om ervoor te zorgen dat medewerkers geboeid zouden blijven en dus niet afhaakten na een tijd.” 

Het was al snel duidelijk dat de organisatie binnen de eigen rangen niet de juiste expertise had. “Toen zijn we op zoek gegaan naar wie ons hierin zou kunnen begeleiden. Zo kwamen we bij Bedenk terecht, om dat creatief proces op te krikken. Mochten we dat zelf gedaan hadden, dan zouden we nooit zover buiten de lijntjes durven denken. Bovendien zouden de mensen zich ook niet zo comfortabel hebben gevoeld. We zijn vaak zo bezig met onze dagelijkse business, dat we wel eens vergeten om de dingen samen op een nieuwe, frisse manier te benaderen.”

 Als eerste stap werd gekozen voor een eenmalige sessie: “We zijn gestart op onze jaarlijkse kick-off in januari. Daar hebben we samen met de hele staf nagedacht over hoe we de organisatie nog verder konden verbeteren. Dat is toen erg positief onthaald. Zodanig zelfs, dat we besloten om er verder mee te gaan en die ideeën als startpunt te gebruiken voor de Think Tank.”

Durven springen

Ook de opstart van de Think Tank werd begeleid door Bedenk. Vooraf moest het management zelf grondig nadenken over de juiste opdracht en de manier waarop het hele proces zou werken. Vervolgens werd een team samengesteld op basis van motivatie en een goede mix van denkstijlen, expertise en spreiding binnen de organisatie. Pas dan kon de eerste Think Tank daadwerkelijk van start gaan. “We merkten al snel dat dit een heel specifiek proces was, heel anders dan onze dagelijkse manier van werken. Daarom is het goed dat je kan rekenen op een externe specialist die perfect weet hoe je zo’n proces moet begeleiden.” 

Uiteraard voelt zo’n initiatief ook altijd een beetje als een risico. “Ik was in het begin wat  ongerust of de deelnemers het op termijn wel ernstig genoeg zouden blijven nemen. De angst dat het op termijn een ‘praatbarak’ zou worden, was er wel. Maar het absolute tegendeel bleek waar te zijn. Dankzij de professionele aanpak van Bedenk was iedereen gemotiveerd om er zijn of haar schouders onder te zetten en al snel kwamen de eerste concrete ideeën boven tafel.”

De manier waarop zo’n denkproces gebeurt, verschilt ook danig van de manier waarop er doorgaans gewerkt wordt. “Ik merkte dat men niet onmiddellijk zocht naar de gekende, voor de hand liggende, oplossingen, maar dat er behoorlijk wat aandacht werd besteed aan het grondig analyseren van de vraag om vervolgens heel wat breder te gaan denken. Mijn bezorgdheid dat het op die manier allemaal wat ‘te creatief’ ging worden bleek ongegrond. Ik merkte immers gaandeweg dat dergelijk proces de beste weg is om tot echt vernieuwende ideeën te komen.”

Een nieuwe manier van werken 

Elke maand formuleert het managementteam samen met de facilitator een nieuwe vraag voor de Think Tank. Eén tot twee weken later krijgt de directie vervolgens de uitgewerkte voorstellen gepresenteerd. “Het voelt voor mij als leidinggevende erg goed aan. Soms worden er ook rake analyses gemaakt, waarvan je denkt: touché, dat klopt als een bus, maar het voelt op geen enkel moment bedreigend aan, wel integendeel. Heel verrijkend!”

Ook voor de deelnemers is die nieuwe manier van werken even wennen. Ruth getuigt: “In het begin denk je: wat kan ik nu bijbrengen aan de vraagstukken die op tafel liggen? Ik ben geen manager. Ik zou niet weten hoe eraan te beginnen. Maar de facilitator reikt tijdens de Think Tank sessies manieren aan waardoor je in kleine stapjes voortgang boekt en op het einde heb je een concreet voorstel op tafel liggen.”

“Ik heb ook wel het gevoel dat ik écht heb kunnen bijdragen, net zoals iedereen trouwens. Je wordt er als het ware ingezogen en kan niet anders dan meedoen. Dat geeft je vertrouwen om ook de volgende keer weer aan de meest uitdagende opdrachten te beginnen.” 

Deze aanpak verschilt ook van de manier waarop men dat in het verleden aanpakte. Ruth: “Er zijn intern eerder al initiatieven geweest om tijdens de middag eens te ‘brainstormen’, maar de resultaten hiervan waren in niets te vergelijken met wat we nu realiseren. In die zin is het goed dat er op een externe partij beroep werd gedaan om alles in goede banen te leiden.”

Ook de directie wordt in dit proces gecoacht door de facilitator. Schuerewegen: “Ik heb geleerd om tijd te nemen en te luisteren naar de échte boodschap. We zijn hier altijd heel druk bezig, altijd met z’n allen  de business aan het uitbouwen, waardoor we af en toe vergeten stil te staan bij interessante nieuwe visies. De Think Tank–facilitator helpt dan om de bespreking van nieuwe ideeën efficiënt en vlot te begeleiden. Zo kan ik op korte tijd heel veel inspiratie putten uit de gegeven presentaties.”

De Think Tank is ondertussen uitgegroeid tot een vast en betrouwbaar klankbord voor de directie: “Ik heb onder invloed van de Think Tank ook zaken naar voren geschoven waarvan ik dacht dat ze niet zo belangrijk waren, maar waarvan de deelnemers dus aangaven om er wél prioriteit van te maken. En ze hadden uiteindelijk ook gelijk!”

Meer ideeën dan we aankunnen 

De thema’s die aan bod komen zijn erg divers: “Zo heeft de Think Tank het onboarding proces van nieuwe medewerkers al onder de loep genomen, een absenteïsme-plan opgesteld, voorstellen gedaan om de interne communicatie te verbeteren, etc.”

De Think Tank analyseert het probleem, bedenkt zo veel mogelijk oplossingen, kiest daar de beste uit en verwerkt die tenslotte tot concrete voorstellen. “Er worden nu regelmatig voorstellen gedaan. Natuurlijk kan je niet overal ‘ja’ op zeggen. Het is fijn om een stukje positief mee te kunnen denken, maar tegelijk is het ook comfortabel dat er aanvaard wordt dat bepaalde zaken niet kunnen.”

Tegelijk is de output van de Think Tank zo hoog dat Schuerewegen een andere uitdaging  ziet opdoemen: “Er worden zoveel ideeën gegenereerd dat we als organisatie  niet alles meer kunnen implementeren op korte termijn. Ik denk dat dat nu onze valkuil is waar we voor moeten oppassen: niet teveel tegelijk willen doen, want wij willen steeds de kwaliteit voorop stellen. Op dat punt zullen we het proces in de nabije toekomst dus bijsturen.”

Persoonlijke groei

Schuerewegen ziet ook duidelijk een evolutie bij de deelnemers: “Ondertussen is het echt een mature groep geworden. De mensen die in de Think Tank zitten zijn helemaal opgebloeid en hebben zich ook een aantal zeer praktische presentatie- en andere technieken eigen gemaakt. Ze vinden een pak makkelijker de weg om hun mening te geven, ook naar elkaar toe. Ik zie plots mensen van verschillende departementen samenwerken, ook buiten de Think Tank, waar ze elkaar vroeger veel minder makkelijk vonden.”

Toekomstmuziek

“Ik wil dit project echt verder zetten. Voorlopig nog onder begeleiding van een externe specialist. Maar op termijn willen we dat graag in eigen beheer leren doen. We zullen zien of ons dat lukt. Indien we merken dat het proces zou verzwakken, kunnen we altijd terug hulp inroepen. Dat geeft een veilig gevoel.” 

“Ik kan dit absoluut aanraden aan collega’s die overwegen dit ook in te voeren in hun bedrijf! Het is verrijkend voor zowel de organisatie in zijn geheel, als voor de individuele mensen die eraan deelnemen. Ik zie persoonlijk twee grote voordelen: het is een schitterend informeel klankbord voor de directie én een mooie manier om mensen te laten groeien door hen buiten hun comfortzone te laten opereren. Zo zijn er mensen projectvoorstellen komen presenteren op het MT-overleg die zoiets nog nooit eerder gedaan of zelfs gedurfd hadden. Daar halen ze zelf ook enorm veel voldoening uit, daar ben ik van overtuigd.”