Het sluipende gevaar van thuiswerken

Hoe thuiswerken onze innovatiekracht ondermijnt

Door Corona moesten we plots massaal en van de ene dag op de andere thuiswerken. Het kantoor moest plaats ruimen voor de eetkamer, collega’s werden vervangen door gezinsleden en de meetingrooms bevonden zich plots in de cloud. Wat jarenlang niet mogelijk leek, kon ineens toch wel.

We hebben allemaal gemerkt dat er aan dat thuiswerken heel wat voordelen zitten. Je spendeert geen tijd meer in de file en ervaart daardoor minder stress. Je kan je beter concentreren (op voorwaarde dat de kids het rustig hielden) en verhoogt dus de productiviteit. En… je kon gewoon werken vanuit je luie zetel in je comfy sweatpants. Halleluja! 

Maar er zitten zeker ook nadelen aan dat thuiswerken. Denk maar aan de joelende kinderen, het feit dat je niet even snel kan overleggen met je collega’s aan de koffieautomaat of de overload aan zoom-meetings. En bovenal: thuiswerken vermindert de kans op innovatie!

Kwaliteit van communicatie

Hoezo, hoor ik je nu denken. Online meetings zijn toch wel best innovatief? Dat kan kloppen, maar om de ideale omstandigheden voor innovatie te creëren, wil je onder andere zo veel mogelijk toevallige ontmoetingen organiseren. Die vallen nu grotendeels weg. Bovendien staat of valt innovatie met de kwaliteit van de communicatie tussen de teamleden.

Wanneer je met je collega’s in één ruimte vertoeft, kan je hen perfect horen en zien. Zelfs de kleine, non-verbale lichaamstaal vang je dan op. Zodra je daar een scherm tussen plaatst, vallen een heel pak van die subtielere signalen weg. Daardoor daalt de kwaliteit van de communicatie. Een online meeting is daarom al een pak minder performant dan een face to face workshop. Hoe verder je daar in gaat, hoe erger het wordt: een telefoongesprek met enkel audio is weer een stap achteruit, en een geschreven mail of chatbericht laat nog meer ruimte voor interpretatie en miscommunicatie.

  • Hoe thuiswerken onze innovatiekracht ondermijnt

Foute reflex

Het gevaar is nu dat men, enthousiast over de nieuw gevonden vrijheid, zou besluiten dat kantoren overbodig zijn. Hier en daar hoor je al zo’n signalen. 'Weg met het kantoor!' of 'Thuiswerken wordt de norm!'

Dat zou een enorme vergissing zijn. Door uitsluitend te kiezen voor thuiswerk, ondergraaf je je eigen innovatiekracht en dus op termijn het voortbestaan van je organisatie. Hoe goed bedoeld zo'n initiatief ook mag lijken, het is absoluut niet zonder risico.

Begrijp me niet verkeerd, thuiswerken kan, indien het absoluut nodig is om de veiligheid van je mensen te garanderen. Je kan zelfs proberen innoveren van thuis uit. Maar we moeten wel beseffen dat thuiswerk altijd suboptimaal zal zijn voor innovatie.

Wat kan je doen?

TEN EERSTE:

Wanneer je er toch voor kiest om voorlopig nog van thuis uit werken, zorg er dan voor dat je dat thuiswerken in functie van innovatie tot een kunst verheft. Dat betekent dat je zeer doelgericht strategische innovatietrajecten opzet en dat je die ook professioneel vorm geeft. Enkele tips:

Combineer teams/ zoom/ webex… met miro/ mural/...

De klassieke vergadertools zijn perfect om te vergaderen: je kan elkaar horen en zien en makkelijk slides delen of subgroepen aanmaken. Maar ze lenen zich meestal veel minder voor het interactieve workshop gedeelte dat nodig is voor een innovatieproces. Daar moet je makkelijk visuele taal kunnen gebruiken en werkvormen kunnen delen en samen bewerken. Combineer daarom een vergadertool met bijvoorbeeld whiteboard tools als Miro of Mural.

Leer de platforms gebruiken

Zorg er voor dat iedereen zijn weg kent in de gebruikte tools. Een korte opleiding voor de workshop begint, kan al wonderen doen. Of probeer een opwarmer te bedenken waarbij de deelnemers de verschillende functionaliteiten al spelend kunnen ontdekken. Dat kunnen kleine, snelle oefeningen zijn zoals bijvoorbeeld: de deelnemers hun eigen post it laten maken met hun naam, kleur en logo of mensen laten aangeven naar waar ze op reis zouden willen gaan, met emoticons aangeven hoe ze zich voelen, ...

Zorg dat de techniek bij iedereen werkt

We hebben het allemaal al meegemaakt: het beeld blijft hangen, de camera of microfoon doet het niet, de audio begint te fluiten,... Bijzonder vervelende technische probleempjes kunnen de ervaring behoorlijk verknallen. Zorg dus dat de techniek van je medewerkers in orde is.

Zet een ervaren facilitator in

Net zoals bij face to face workshops moet ook hier het proces bewaakt worden. Online workshops vragen immers een nog betere en meer gedetailleerde voorbereiding. Je hebt andere en een bredere variëteit aan werkvormen nodig. En vaak komen er ook nog technische beslommeringen bij. Zorg dus dat je een ervaren facilitator onder de arm neemt om dit in goede banen te leiden.

Hanteer strikte communicatieregels

Als facilitator begin je elke sessie met duidelijk de afspraken rondom veilige, constructieve communicatie te overlopen. Zoals daar zijn:

  • Actief luisteren is minstens even belangrijk als spreken
  • Indien je reageert, doe je dat met respect voor de persoon én het idee
  • Denk voor je iets wil zeggen na: voeg ik iets toe aan het debat? Maak ik het idee beter, sneller, zuiniger,...? Indien niet: zwijg.
  • Vermijd het vernietigende ‘ja maar’ en probeer zo veel mogelijk verder te bouwen met een constructief ‘ja én’
  • Durf verschillen van mening (en doe dat uiteraard respectvol)
  • Geef feedback op het idee, niet op de persoon
  • Gebruik de chatfunctie om het woord te vragen of iets bij te dragen zonder te onderbreken
  • Zorg dat iedereen die iets te zeggen heeft, het woord krijgt. Het is makkelijker om stil te blijven

Onthoud: zonder psychologische veiligheid voor elk van de deelnemers, geen creativiteit en dus geen innovatie.

Camera aan!

Iedereen zet verplicht zijn webcam aan zodat we elkaar niet alleen kunnen horen, maar ook zien. Communiceer dit op voorhand en wees er ook streng op.

Kleinere groepen/ kortere sessies

Probeer de workshops te optimaliseren door in kleinere groepen te werken. 5 à 6 mensen lijkt een werkbaar gegeven te zijn. Ook workshops van een volledige dag lijken minder goed te werken. Sessies van 3 uur met een pauze halverwege lukken wel. Desnoods doe je er hier meerdere van, gespreid over verschillende dagen.

TEN TWEEDE:


Zodra het kan omwille van de veiligheid, schakel je over op een hybride vorm van werken: Voor sommige taken zoals concentratiewerk, solowerk, etc kan je nog steeds kiezen voor thuiswerk. Voor alle taken waarbij de kwaliteit van de communicatie centraal staat (zoals innovatie), kies je er bewust voor om terug samen op kantoor te werken.

Aangezien spontane ontmoetingen nog steeds zeldzaam zullen zijn, zet je actief begeleide innovatietrajecten op poten. Denk daarbij aan processen als brainstorms, design sprints of innovatie bootcamps. Uiteraard hou je daarbij rekening met de regels omtrend social distancing. Maar dat zou op dit moment geen probleem meer mogen zijn. Volgende keer volgt een blog over hoe je veilig opnieuw workshops kan organiseren.

Pieter Daelman & Jürgen Tanghe (Studio Dott.)

nws

 

Contacteer ons!

Benieuwd wat business creativity aan jouw organisatie kan bijdragen? Of zit je met een uitdaging en wil je ons even aan de tand voelen hoe we kunnen helpen? Contacteer ons gerust, wij komen graag op de koffie.