Het Project Canvas, de brug tussen concept en uitvoering
Een handige tool om samen met je team van idee naar concreet plan te gaan
De kans is groot dat je ooit al van Osterwalder's 'Business Model Canvas' hebt gehoord. Het is een krachtige tool om een (nieuw) business model op een transparante en overzichtelijke manier in kaart te brengen, onder de loep te nemen en communiceerbaar te maken. Maar niet elk idee mondt uit in het opzetten van een nieuwe business. Heel vaak hebben we aan het eind van een creatieve begeleidingssessie gemerkt dat het resultaat veeleer een projectwas dat - meestal - binnen een bestaande organisatie zou worden uitgevoerd. En net daarom ontwierpen we het Project Canvas. Even krachtig, transparant en overzichtelijk als het Business Model Canvas dus, maar heel specifiek gericht naar het opzetten en uitvoeren van projecten.
Een project accuraat opzetten is kritisch voor het uiteindelijke succes. Uit een onderzoek van Gartner uit 2012 blijkt dat de helft van de redenen waarom projecten falen te maken hebben met zaken die aan de basis onvoldoende opgezet werden:
- Onvoldoende stakeholder management
- Inefficiënte communicatie
- Onvoldoende projectinitiatie en planning van de fases
- Geringe identificatie van de projectrestricties
- Geen risico-management
Tijdens de opstart van een project worden vaak de meest kritische beslissingen genomen, die de richting, scope en doelen van het project bepalen. Vaak loopt het dus in deze prille fase al fout en dat is jammer, al helemaal als het een belangrijk, vernieuwend idee betreft.
Daarom is een goede start maken cruciaal. Daarin brengt de projectleider de verschillende betrokkenen samen, maakt hij gebruik van hun complementaire kennis en creëert hij draagvlak voor het project en haar doelen.
Het Project Canvas visualiseert, simplificeert, integreert en betrekt mensen actief in het project
Hoe kan een projectleider de organisatie breder betrekken in het project?
Door visueel en co-creatief te werken. Het BEDENK Project Canvas kan daarbij helpen. Dit zijn de belangrijkste karakteristieken:
- een simpele en visuele manier om projecten te plannen en te communiceren
- een vereenvoudiging en integratie van het beste uit bekende Project Management methoden als Prince2, PMI, Scrum
- een methode om mensen te betrekken van bij het begin van het project en duidelijke afspraken te maken
- een nieuwe manier om projecten samen af te trappen en te implementeren
- visueel, co-creatief, iteratief en holistisch qua aanpak ,waardoor het uitermate geschikt is om een onduidelijk en onzeker project vorm te geven
Welke zijn de voornaamste redenen om het Project Canvas te gebruiken?
Draagvlak en betrokkenheid creëren
Het visuele karakter van het canvas maakt het engagerend voor een groep, dient als leidraad voor de discussie en maakt het maken van een gedeelde beslissing mogelijk. Het bevordert hierdoor de algemene communicatie rond het project.
Aanspreken van de collectieve intelligentie
Het betrekken van mensen uit verschillende functiegebieden en invalshoeken geeft bredere inzichten en kennis, waardoor meer risico’s en mogelijkheden gedetecteerd kunnen worden en de slaagkans verhoogt.
Lichte en flexibele aanpak
Het laat toe op een eenvoudige manier en snel de voornaamste elementen van een project vorm te geven en collectieve informatie te ordenen. Dit in tegenstelling tot veel project management tools die complex geworden zijn door teveel functionaliteiten toe te voegen. Bovendien zijn de relaties tussen de verschillende onderdelen van een project veel duidelijker dan in de lineaire aanpak van klassieke, ellenlange projectdocumenten.
Vergroten van de slaagkans van het project
De voorgaande redenen dragen bij aan het succes van het project. Het laat toe heldere inzichten te genereren en afspraken vast te leggen van bij het begin van het project. Bovendien kan je ook waar nodig gemakkelijk bijsturen doordat je gebruik maakt van visueel management.
Het Project Canvas laat toe om eenvoudig en snel de voornaamste elementen van een project vorm te geven en collectieve informatie te ordenen
Het BEDENK Project Canvas bestaat uit tien elementen
1. Scope
Wat is een must have en wat is nice to have? Wat kan als het mogelijk is en wat is out of scope?
2. Gebruikers
Identificeren van de belangrijkste gebruikersgroepen. Voor wie wordt het project opgezet?
3. Voordeel
Welk probleem van de gebruikers wordt er opgelost?
4. Stakeholders
Wie zijn de belangengroepen en hoe staan ze tegenover het project?
5. Risico’s
Welke gebeurtenissen zouden in de nabije toekomst een negatieve impact kunnen hebben op het project? Hoe kan je de voornaamste ombuigen?
6. Team
Wie is de sponsor, stuurgroep, projectleider, projectteam en klankbordgroep?
7. Middelen
Wie en/of wat hebben we nodig om ons project te doen slagen?
8. Budget
Wat zijn de voornaamste inkomsten en uitgaven?
9. Acties
Wat moeten we doen om het project te ontwikkelen en te lanceren?
10. Planning
Welke zijn de milestones en acties/timings om die milestones te bereiken.
Wij gebruiken het Project Canvas voornamelijk in de voorbereiding van de realisatiefase van een idee of concept, binnen het creatieve -of innovatieproces. Het is de brug tussen concept en realisatie. Het canvas wordt geprint op A0-formaat en aan een muur gehangen, waar het gebruikt wordt om de discussie tijdens een project kickoff te faciliteren.
Het Project Canvas is een dynamisch document
Het kan gebruikt worden om:
- het project te mappen: zowel in initiatiefase als in een fase waarin het mis dreigt te gaan en er nood is aan overzicht
- de dialoog aan te gaan: een constructieve discussie rond het project opstarten en alle inzichten verzamelen
- te communiceren: simpele en overzichtelijke manier om mensen op de hoogte te brengen van het project
- te verbeteren: gaandeweg bij te sturen en aan te passen waar nodig, de voornaamste elementen in de gaten houdend
Aan de slag ermee!
Het Project Canvas kan je hier tijdelijk gratis downloaden.
Via onze hands-on workshops of business coaching leer je snel en optimaal gebruik te maken van dit canvas om er zelf mee aan de slag te gaan binnen je organisatie.
