1. De expert in ondersteunen

Een facilitator bedenkt tijdens een creatief proces geen ideeën. Het is zijn verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de deelnemers zélf – vanuit hun eigen expertise – met de ideeën op de proppen komen. Dat is minder voor de hand liggend dan het misschien lijkt. 

Met een ervaren en gespecialiseerde brainstormfacilitator haal je een getraind expertin huis. Hij heeft de juiste, specifieke opleidingen genoten die hem een ruime rugzak aan inzichten en een goed gevulde toolkit hebben opgeleverd waarmee hij flexibel kan inspelen op elke vraag of onverwachte wending.

Iedere vraag, elk probleem is immers anders en vraagt dus ook om een specifieke aanpak. Daarom kan een creatief proces nooit zomaar van het schap gehaald worden. Een standaard template voor een brainstorm bestaat helaas niet. Om doelgericht te werken en het maximale resultaat te behalen, moet je steeds gaan voor maatwerk. Een facilitator is een specialist in dat soort maatwerk.

2. De ervaren expeditiegids

Brainstormen, ideeën bedenken en al zeker faciliteren is voor de meeste mensen geen full time job, integendeel. Je doet het er af en toe bij wanneer het nodig blijkt. Voor een professioneel facilitator ligt dat anders. Creatieve processen begeleiden is voor hem dagelijkse kost. Deze ervaring zorgt er voor dat hij snel en accuraat kan inspelen op het steeds veranderende creatieve proces. 

Wanneer je zelf het proces begeleidt is dat dus een erg inefficiënte manier om je middelen in te zetten. Niet alleen ben jij géén specialist in faciliteren, je bent juist wél een specialist in de materie waarrond gewerkt zal worden. Wanneer je zelf faciliteert kan je jouw expertise dan ook niet ten volle inzetten. En dat is nefast voor het resultaat. Het is namelijk het één of het ander: of je begeleidt het proces, of je denkt mee. Beiden samen goed doen, dat gaat niet.

Het is dus veel efficiënter om zelf mee te denken en het begeleiden aan een ervaren gids over te laten. En geef toe: het is toch ook gewoon veel leuker om zelf mee ideeën te mogen bedenken?

3. De rechtvaardige rechter

Tijdens een creatief proces staat de groep regelmatig voor een keuze. En kiezen is nooit makkelijk, zeker niet wanneer er verschillende belangen in het spel zijn. Wanneer je zelf faciliteert zal je de zweem van partijdigheid nooit helemaal kunnen wegnemen, welke technieken je ook inzet. Je bent immers rechter én partij tegelijk. Dat nadeel heeft een externe facilitator niet. Hij is, net door het feit dat hij niet betrokken is bij de inhoud van de brainstorm, volledig onpartijdig. En dat maakt consensus vinden voor een groep onder leiding van de facilitator gewoon makkelijker.

Eén van de cruciale factoren voor een succesvolle brainstorm is het creëren van een veilige omgeving. In een onveilige omgeving zullen deelnemers de risico’s die nodig zijn om onbekende gebieden te bereiken niet durven nemen uit schrik erop afgerekend te worden.

Zo komt het dat, om vrij te kunnen denken, een brainstorm enkel werkt met een set strikte regels en afspraken. De belangrijkste daarvan is het uitstel (niet afstel) van oordeel. Het zijn deze regels die de facilitator opstelt aan het begin van elke sessie en vervolgens nauwlettend bewaakt.

4. De koersvaste kapitein

Voor een facilitator aan een begeleiding begint, zit hij eerst uitgebreid samen met de opdrachtgever. Tijdens dit ‘intake gesprek’ wordt de doelstelling van de sessie klaar en duidelijk bepaald: Wat is de exacte vraag? Hoeveel ideeën moeten er op tafel liggen? Waarop moeten deze ideeën een antwoord bieden? Hoe uitgewerkt moeten ze zijn?… Hierdoor weet hij perfect waar hij op het einde van de reis moet landen.

Aan de hand van deze doelstellingen ontwerpt de facilitator een proces op maat dat hij vervolgens nauwgezet in de praktijk brengt. Maar de praktijk van een brainstormsessie is – net zoals de woeste zee voor een kapitein – totaal onvoorspelbaar. Hij zal dus constant de vinger aan de pols moeten houden: Hebben we genoeg ideeën? Vormen ze een antwoord op de vraag? Zijn ze vernieuwend genoeg? Hoe zit het met de groepsdynamiek? Heeft niemand een te groot gewicht in de groep? Kan iedereen aan het woord komen?… 

Indien nodig zal hij ter plekke het proces bijsturen zonder daarbij het einddoel uit het oog te verliezen.

5. De inspirerende dirigent

‘Out of the box’ ideeën komen niet vanzelf en al helemaal niet omdat een leidinggevende zegt: ‘denk maar eens out of the box’. Daar is meer voor nodig.

Als facilitator moet je de juiste sfeer creëren, de groep uitdagen en inspireren, ze op de huid zitten, kietelen en triggeren, ze zo ver ‘uit hun kot lokken’ dat ze niet eens meer beseffen dat ze mijlenver buiten hun comfortzone zijn… Net daar, in die onbekende ruimte, vinden ze nieuwe associaties en verbindingen die ze nooit eerder hebben ontdekt. Daar ligt de kiem voor baanbrekende ideeën.

Als dirigent van zo’n groep is het een constant gevecht tegen de puur menselijke drang naar rust, veiligheid en vooral: conformiteit. Vanuit zijn positie inspireert hij de deelnemers en orkestreert hen zo dat de eerst schijnbaar dissonante groep zichzelf overtreft en samen een hemelse symfonie creëert.

Pieter Daelman