Altijd druk? Tijd om de regels van het spel te veranderen!

Creatief denken vindt meestal niet plaats in een vacuüm en zonder doel. Meestal is er een probleem dat opgelost moet worden en creatief denken kan voor de oplossing zorgen. Dat begint heel vaak bij het helder stellen van het probleem of de vraag. Reflectie is daartoe een zeer krachtig middel.

 

Reflecteren heeft een sterkte correlatie met creatief gedrag. Het accelereert zelfs de algehele prestaties van een individu of een team, omdat het de basis is van elk effectief leerproces.

Reflecteren wordt meestal omschreven als het bewust trekken van belangrijke lessen uit ervaringen. Doch reflecteren hoeft niet enkel naar het verleden te kijken, het kan ook zeer toekomstgericht of verbeeldend zijn, zoals we doen wanneer we filosoferen en toekomstdenken. In ieder geval staan het diepgaand vragen stellen en nadenken daarin centraal. 

We don’t learn from experience, we learn from reflecting on experience.
John Dewey

Actief reflecteren verbetert je resultaten

Uit onderzoek (door Giada Di Stefano, Francesca Gino, Gary Pisano & Bradley Staats) blijkt duidelijk dat reflecteren over wat je gedaan hebt, je leert om het de volgende keer beter te doen:

  • Leren van ervaringen is effectiever wanneer er reflectie plaatsvindt

  • Reflecteren over wat geleerd is maakt de ervaring zelf meer productief

  • Reflectie ontwikkelt iemands vertrouwen om doelen te bereiken

  • Reflectie werkt het best wanneer je even buiten kantoor bent of een wandeling maakt 

  • Werknemers die aan het einde van de dag reflecteren behalen tot meer dan 20% betere resultaten

De focus in bedrijven ligt op productiviteit, eerder dan op creativiteit.

Ook al begrijpen we intuïtief dat reflectie ons vooruit kan helpen en ook al bewijst wetenschappelijk onderzoek dat het tot betere resultaten leidt, toch spenderen we te weinig tijd aan reflectie. Uit een onderzoek van Adobe in 2012 geeft 80% van de deelnemers aan dat de focus in hun bedrijf op productiviteit ligt, eerder dan op creativiteit. Voor creativiteit is tijd nodig, tijd om vragen helder te formuleren, tijd om extra inzichten te verzamelen, tijd om inspiratie op te doen, incubatietijd, reflectietijd...  Productiviteit is echter vaak het enige dat telt.

Toestemming om te dromen!

Ken je die collega die regelmatig eens uit het raam staart en lijkt te dromen? Vanuit productiviteitsstandpunt zullen we snel denken ‘tijdsverlies, doe iets nuttig man…’, vanuit creativiteit bekeken kan dit van enorme toegevoegde waarde zijn: één creatieve ingeving kan immers de basis leggen voor het business model van de komende jaren.

Altijd maar harder en langer werken, meer doen met minder, niet stoppen en nadenken, doorgaan! Het heeft ons de voorbije decennia geen windeieren gelegd vanuit economisch standpunt, de productiviteit van werknemers is in dertig jaar met meer dan 80% gestegen, maar welke prijs betalen we hiervoor? Zijn we daardoor niet excellent aan het worden in iets waarin we vroeg of laat toch ingehaald gaan worden door computers en robots? Vooralsnog hebben computers geen verbeelding, iets waarin we ons als mens nog kunnen onderscheiden. We hebben er dus veel belang bij ruimte te creëren voor  verbeelding en dus tijd te maken voor reflectie en met z'n allen een beetje meer te dromen.

 

Tijd om de regels van het spel te veranderen!

We kunnen dus best stoppen met alleen maar druk bezig te zijn en een start maken met het integreren van denktijd in ons dagelijkse schema. Daarvoor zullen we eerst en vooral moeten leren met een aantal angsten om te gaan en onszelf de toestemming geven te reflecteren. De voornaamste redenen van weerstand tegen reflectie zijn:

  • de angst afgewezen te worden omdat je niets lijkt te doen

  • je schuldig voelen omdat je niet ‘echt’ bezig bent

  • reflectie zien als een tijdsverspilling

  • je niet productief voelen, omdat het een denkoefening is en er niet meteen iets concreet te zien is

  • niet graag reflecteren, niet graag nadenken over eventuele fouten

  • bang zijn van de inzichten die je zou kunnen krijgen en de gevolgen daarvan

Onze levens zijn druk-druk-druk, we overwerken onszelf en we staan altijd in de ‘aan-modus'. De focus op productiviteit zal zeker blijven, de uitdaging is creativiteit een kans te geven door anders met tijd om te gaan. Bovendien is, door de technologische ontwikkelingen, onze potentiële beschikbaarheid onbeperkt, dus we gaan zelf grenzen moeten stellen. De beste manier om tijd voor reflectie te garanderen is het heft zelf in handen te nemen.

An organization’s ability to learn, and translate that learning into action rapidly, is the ultimate competitive advantage.                                    
Jack Welch

Hoe kan je reflectie integreren in je werk?

Zorg voor het creëren van een goede reflectiegewoonte. Je hebt niet meer nodig dan papier, een pen of een word processor. Het meest cruciale onderdeel is jezelf ertoe te dwingen tijd te nemen voor reflectie. Plan het dus in je agenda, voorzie reflectiemomenten met jezelf of je team op dezelfde manier als dat je meetings plant voor presentaties of het managen van de dagelijkse operaties. Heb je de hele dag back-to-back meetings? Schaf er zeker één per dag af en vervang die door reflectiemomenten tussendoor. Zorg er met andere woorden voor dat je reflectiemomenten even belangrijk zijn als je andere meetings.

Tijdens de geplande leermomenten kan je jezelf of je team een aantal vragen stellen:

  1. Wat hadden we gepland te doen?

  2. Wat is er echt gebeurd?

  3. Waardoor of waarom is het op deze manier gegaan?

  4. Wat doen we volgende keer?

Een kwartier aan het einde van de dag of aan het begin van de nieuwe dag (terugkijkend op de vorige) is voldoende om uitstekende resultaten te bereiken.

 Welke soorten reflectiemomenten kan je organiseren?

army-meeting.jpg

  

After Action Reviews (AAR): 

een analyse na een activiteit, met niet alleen nadruk op de cijfers, maar ook het nadenken over de voornaamste drijvende krachten van succes of falen. Het Amerikaanse leger is hier heel gedreven in. Ze hebben officiële AAR-meetings, die ze laten begeleiden door een facilitator eerder dan de projectleider, om ervoor te zorgen dat het leerproces rigoureus gevolgd wordt.

 

 

 

 Post Mortems: 

bij het stoppen van een product of project, evalueer ook wat er fout gegaan is, wat er goed gegaan is, wat je ervan kan leren voor de toekomst. Een bedrijf dat dit toepast is Asana en ze gebruiken de 5 WHY’s methode om tot de root cause van problemen te komen. Ze gebruiken dit zowel voor leermomenten na het beëindigen van een project als voor 'bijna-mislukkingen' of gemiste deadlines in de loop van een project.

 

 

 Pre-mortems: 

waarom wachten tot iets mis gaat om te leren van je ervaringen? Plan een pre-mortem waarin je je als team inbeeldt dat je toekomstig project mislukt is. Je gaat dus mogelijke redenen bedenken waarom je project zou falen. Hier ga je verbeeldend reflecteren en daardoor anticiperend leren. Dit wordt ook wel eens een ‘negatieve’ brainstorm genoemd.

 

facebook-meeting.jpg

 

 
Daily Huddle:

dagelijks een moment met je team, waarbij je kort kijkt naar wat goed ging en wat voor verbetering vatbaar is en waar je ook kort kijkt naar wat er gaat gebeuren en waarop je moet anticiperen. Andere benamingen zijn Daily Stand-up meetings of Team Huddles en ze hebben hun inspiratie gevonden bij rugby teams. De spelers stemmen regelmatig tijdens de wedstrijd hun tactieken bij op basis van hun eerdere ervaringen in het spel en vergroten op die manier hun kansen op winst. Daily Reviews kunnen in kantoor maar ook remote plaatsvinden. Vaak worden ze gebruikt om dagelijkse operaties op te volgen, maar ze worden pas echt krachtig wanneer reflectie geïntegreerd wordt.

 

toyota.jpg

 

Verplichte breaks:

het bedrijf Morning Star verplicht mensen hun werk te onderbreken wanneer er nagedacht moet worden over een aantal cruciale problemen in de operaties. De methode van het  'Andon-koord'  sluit hierbij aan. Dit wordt toegepast bij ondermeer Toyota, waar elke medewerker aan een fysiek koord kan trekken wanneer zich een probleem voordoet of dreigt voor te doen in de productie. Dan komt de teamleader van het procesonderdeel waar het probleem zich situeert samen met een aantal medewerkers om het probleem op te lossen en na te denken hoe het in de toekomst vermeden kan worden.

In een kantooromgeving kan het bijeen troepen van een groep medewerkers (waar geagiteerd overlegd wordt) het teken zijn dat er iets mis gaat of dreigt te gaan en het teken zijn voor de proceseigenaar om aan het figuurlijke Andon-koord te trekken en vervolgens een reflectiemoment te begeleiden.

 

tommy-hilfiger.jpg

 

Dagen zonder meetings: 

sommige bedrijven kiezen ervoor een dag in te lassen zonder meetings. Zo heeft Tommy Hilfiger bepaald dat er geen meetings mogen plaatsvinden op vrijdag, zodat de mensen tijd hebben voor andere zaken. Facebook en Asana hebben dan weer no-meeting Wednesdays. Dit geeft natuurlijk nog geen garantie dat mensen meer gaan nadenken en reflecteren, maar het kan minstens helpen.

 

 

Stevige wandelingen: 

Steve Jobs, maar ook Beethoven, Dickens en Goethe waren erom gekend regelmatig lange wandelingen te maken om na te denken over een probleem, oplossingen te bedenken of ideeën uit te werken. Ook in een klein team kan dit werken. Veel CEO’s vinden tijd vinden om na te denken één van de grootste uitdagingen binnen hun job. Jeff Weiner, CEO van LinkedIn, voorziet twee uur per dag om rond te wandelen in en buiten het kantoor om na te denken. Hij weet dat hij betaald wordt om te denken en zorgt er zo voor dat hij daaraan toekomt. Bij voorkeur doet hij dit al wandelend.

 

 Tot slot nog enkele tips:

Door Sara Coene


 

Contacteer ons!

Benieuwd wat business creativity aan jouw organisatie kan bijdragen? Of zit je met een uitdaging en wil je ons even aan de tand voelen hoe we kunnen helpen? Contacteer ons gerust, wij komen graag op de koffie.